Fiche métier : Assistant administratif

L’Assistant administratif, aussi appelé Secrétaire administratif, vient en support d’une ou plusieurs équipes d’une entreprise sur des missions administratives et organisationnelles diverses telles que la rédaction de courriers, la prise de rendez-vous ou bien encore l’accueil téléphonique et physique. La polyvalence constitue le maître mot de ce métier. Missions, salaire, formation, compétences clés… : on vous dit tout sur le métier d’Assistant administratif.

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Quelles sont les principales missions de l’Assistant Administratif ?

L’Assistant administratif a pour mission principale la gestion administrative de divers dossiers afin d’assurer le fonctionnement optimal d’un ou plusieurs services d’une organisation : saisie et mise en forme de documents (budgets, devis, factures…), gestion de bases de données, classement et archivage de documents, rédaction de courriers... Dans le cadre de ses missions, l’Assistant administratif est amené à interagir avec différents interlocuteurs internes et externes à l'entreprise tels que les clients, les fournisseurs, les partenaires et les différentes équipes. Il peut être rattaché hiérarchiquement à un Responsable de service ou encore à la Direction Générale de l’organisation.

La mission de l’Assistant administratif ne s’arrête pas au traitement administratif de divers dossiers. Selon la société pour laquelle il travaille, l’Assistant administratif peut être amené à :

Accueillir les visiteurs (clients, fournisseurs…)
Gérer l'agenda des collaborateurs (déplacements professionnels, planification de réunions / rendez-vous, réservation de salles de réunion…)
Organiser des évènements internes (réunions, présentations…)
Gérer la comptabilité (saisie de données financières, préparation des factures, …)
Gérer les fournitures et les prêts de matériels (ordinateurs, badges, téléphones, …)
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants

Selon la taille de l’organisation, l’Assistant administratif peut avoir pour mission la coordination d’une équipe. Les missions de l’Assistant administratif varient en fonction du service auquel il est rattaché (exemple : service commercial VS service juridique). A noter, le métier d’Assistant administratif ne doit pas être confondu avec le métier d’Assistant polyvalent. En effet, contrairement à l’Assistant polyvalent, l’Assistant administratif est dédié à l’activité d’un service en particulier plutôt qu’à la société dans sa globalité et ses fonctions sont plus liées à l’administration que celles de l’Assistant polyvalent.

On trouve le métier d’Assistant administratif dans tous les secteurs d’activité et dans tout type d’organisation (PME/TPE, grands groupes, start-up).

Tendances de marché :

Le poste d’Assistant administratif se trouve aujourd’hui fortement demandé sur le marché de l’emploi en France. Et pour cause, les Assistants administratifs sont des maillons essentiels au bon fonctionnement des entreprises, et cela, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité.

Quelles sont les qualités et compétences requises pour devenir Assistant administratif ?

Pour mener à bien ses missions, l’Assistant administratif devra posséder de solides compétences techniques (hard skills), telles que :

La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
La connaissance des techniques de secrétariat et des procédures internes de l'entreprise
La connaissance des processus administratifs et comptables

La maitrise d’une ou plusieurs langues étrangères est un plus.

Au-delà des compétences techniques, ce sont davantage les compétences comportementales (soft skills) qui sont attendues par les employeurs. On peut citer :

Le sens du service, pour aider dans leurs tâches les collaborateurs et se rendre disponible pour eux
Le sens de la communication, pour communiquer efficacement avec les différents services de l'entreprise, répondre aux demandes de renseignements des clients, des fournisseurs et des partenaires
Le sens de l’organisation et de la rigueur, pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d’erreurs
La capacité à travailler en équipe
La réactivité et l’adaptabilité, pour s’adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs avec qui il est amené à interagir quotidiennement
La discrétion, pour respecter la confidentialité des informations traitées dans le cadre de ses fonctions

Quelles études et formations pour devenir Assistant administratif ?

L’accès au métier d’Assistant administratif nécessite l’obtention d’un CAP ou BEP (TP Agent administratif) au minimum, mais généralement une formation de niveau Bac pro à Bac+2 en Bureautique, Gestion-Administration ou Secrétariat est requise. On peut par exemple citer :

Le Bac Pro Gestion-Administration
Le BTS assistant-manager (Bac +2)
Le DUT gestion des entreprises et des administrations
Le Brevet professionnel bureautique (Bac)

Ces formations incluent des modules sur la gestion financière, la comptabilité, le droit des affaires, les ressources humaines et les outils de bureautique.

Il existe également des formations en alternance ou des BTS spécialisés dans le secrétariat qui peuvent être utiles pour se professionnaliser. Enfin, une expérience professionnelle en tant que secrétaire ou assistant peut être un atout pour décrocher un emploi d'Assistant administratif. A noter, pour pouvoir travailler dans le secteur public, il peut être nécessaire de passer un concours.

Le conseil de l’expert :

Pour exercer ce métier, il faut être très organisé, rigoureux, à l’écoute et capable de gérer plusieurs dossiers à la fois. N’hésitez pas à mettre en avant votre sens du service sur ce poste.

Quelles sont les perspectives professionnelles et évolutions de carrière d’un Assistant administratif ?

Après quelques années d’expérience et selon ses aspirations, un bon Assistant administratif peut se spécialiser dans un secteur en particulier comme les ressources humaines ou la finance. Avec de l'expérience et un bon niveau de compétences, il est également possible d'évoluer vers des métiers tels que :

Assistant polyvalent
Secrétaire comptable
Assistant de direction
Assistant commercial

En suivant des formations internes, l’Assistant administratif à la possibilité de s’orienter vers d’autres métiers, si l’entreprise dans laquelle il évolue le permet.

Quel est le salaire d’un Assistant administratif ?

Le salaire d’un Assistant administratif en France varie en fonction de sa localisation géographique (Paris /IDF VS région), du nombre d’années d’expérience ainsi que de la taille, du secteur d’activité et du type de service de l’organisation qui l’emploie.

Le salaire d’un Assistant administratif junior se situe aux alentours des 21 K€ bruts annuels. Après 10 ans d’expérience, le salaire d’un Assistant administratif peut atteindre 35 K€ bruts annuels.

De 0 à 2 ans d’expérience : 20-22 K €
De 2 à 5 ans d’expérience : 21 – 25 K €
De 5 à 10 ans d’expérience : 23-28 K €

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