Fiche métier : Office manager

Apparu en France il y a quelques années, le métier d’Office Manager (littéralement « manager de bureau ») nous vient tout droit des pays anglo-saxons. La fonction n’a cessé depuis de se développer dans toutes les entreprises, et particulièrement dans les sociétés de conseil, les cabinets d’avocats ou bien encore les start-up. Véritable « couteau-suisse », l’Office Manager concentre à lui seul un large panel de missions depuis la gestion administrative au secrétariat général. Salaire, formations, missions, compétences clés, … : on vous dit tout sur le métier d'Office Manager.

Offres d'emploi Office manager

Quelles sont les principales missions de l’Office Manager ?

Les sociétés à taille humaine où l’optimisation organisationnelle est une nécessité (PME, TPE, start-up) sont particulièrement friandes de ces experts à tout faire. Et pour cause, ces derniers leur permettent de capitaliser un panel de missions assez large sur une seule et même personne. Vous l’aurez compris, l’Office Manager n'est pas, malgré son intitulé trompeur, uniquement chargé de la bonne tenue du bureau et de l’administratif. Son rôle ne se limite pas non plus aux prérogatives d’un Assistant de direction, puisqu’il a des missions plus transverses et un véritable rôle de coordinateur entre la Direction et l’ensemble des salariés.

Dans ce cadre, les principales missions de l’Office manager s’articulent autour de 4 piliers modulables selon les besoins de l’entreprise :

L’assistanat traditionnel (anciennement appelée « secrétariat ») : gestion d’agendas, planification de réunions, organisation et coordination d’évènements internes et externes, …
La gestion des services généraux : gestion des stocks et commande de fournitures, gestion des contrats avec les prestataires, référent matériel et IT, …
Administration du personnel : gestion de la paie, relais social, recrutement, formation, …
Comptabilité : gestion des factures et des paiements, suivi du budget et optimisation des coûts, interface avec le cabinet comptable, …

En début de carrière, l’Office Manager aura un rôle principalement de coordination du bureau avec l’assistanat des équipes, la gestion opérationnelle des Services Généraux et l’administration du personnel. Un Office manager expérimenté aura quant à lui un pouvoir décisionnaire plus grand sur ces différents sujets. Véritable bras droit de la Direction Générale, il aura un rôle transverse au sein de la structure avec des projets stratégiques à mener à bien. 

Dans de petites ou moyennes structures, un office manager est généralement rattaché au Directeur Général ou au PDG de la société. En revanche, dans les grandes entreprises, il pourra parfois être rattaché au Directeur Financier ou au Directeur des Services Généraux.

>> Lire aussi : Assistanat & Office Management : des métiers en pleine évolution.  

Quelles sont les compétences et qualités requises pour devenir Office Manager ?

Acteur incontournable de la coordination de l’entreprise, l’Office manager devra déployer une large palette de soft skills (compétences comportementales) telles que :

Bonne organisation : pour pouvoir gérer la multitude de missions confiées
Sens de la confidentialité : pour préserver la confidentialité des données sensibles auxquelles il aura accès dans le cadre de ses missions
Gestion des priorités : pour mener à bien des missions à la nature diverse
Aisance relationnelle et sens de la communication : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs de tous niveaux mais aussi pour pouvoir manager les équipes du pôle assistanat
Capacité à résoudre des problèmes complexes : pour dénouer les éventuels problèmes en toute autonomie

Au-delà de ces compétences personnelles, l’Office manager devra bien évidemment maîtriser les différentes applications bureautiques telles que Office 365, SharePoint, Teams, Zoom, etc. Au sein de structures internationales, la maitrise de l’anglais sera indispensable pour effectuer un travail de coordination avec les clients et les collaborateurs présents dans différents pays. Une troisième langue sera appréciée. Enfin, un bon Office manager devra se tenir informé sur les dernières innovations et informations en lien avec son champ d’action : outils digitaux, droit du travail, gestion comptable des sociétés, etc.

Quelle formation et quel profil pour devenir Office manager ?

Pendant longtemps, il n’y avait pas de parcours type pour devenir Office manager. Les candidats pouvaient aussi bien venir d’un BTS Assistanat, Assistant manager ou Gestion PME/PMI (Bac +2) que d’études supérieures plus généralistes (universités, écoles de commerce/gestion).

Aujourd’hui, des écoles supérieures surfent sur la vague afin de professionnaliser la fonction en développant notamment un Mastère Office Manager (Bac +5) où le Droit, la Finance et les Ressources Humaines sont abordées en profondeur par des professionnels du domaine. En termes d’écoles spécialisées sur la formation des Offices managers, on peut citer l’Académie des Office managers.

Néanmoins, les principales compétences de ce métier s’acquièrent avec l’expérience. Aussi, une formation en alternance ou en apprentissage est à privilégier afin d’acquérir rapidement les connaissances, ainsi que les savoir-faire spécifiques nécessaires à l’exercice de ce métier.

Quelles sont les perspectives professionnelles et évolutions de carrière d’un Office Manager ?

Sur ce type de poste, l’évolution se fera principalement sur l’accroissement des responsabilités et la valeur ajoutée des missions qui lui seront confiées. Ainsi, après plusieurs années d’expérience, ses missions pourront s’apparenter à celles d’un Secrétaire général, avec un pouvoir décisionnaire et une autonomie quasi complète.

A noter, certains Office manager choisissent parfois, après plusieurs années, de se spécialiser dans un domaine précis (RH, Juridique, Finance) et suivent alors les formations ad hoc. Cela leur permet souvent d’intégrer des structures plus grandes, sur des fonctions avec une forte expertise (Responsable RH, Responsable Administratif et Financier, etc.)

Les Office manager peuvent également se tourner vers le métier d’Happiness manager. Responsable du bien-être en entreprise et de l’optimisation du lieu et des conditions de travail, ce métier est à mi-chemin entre la communication et les ressources humaines. Enfin, le métier d'Office manager peut être pratiqué en freelance. Les missions restent les mêmes, mais en tant que freelance, le candidat se promet une plus grande diversité de parcours.

Quel est le salaire d’un Office Manager ?

Bien que le poste ait dans un premier temps été surreprésenté à Paris et en Île-de-France, il est désormais de plus en plus fréquent de trouver des offres d’emploi pour le métier d’Office manager dans toutes les régions de France. A noter, selon la localisation géographique du poste (Paris ou en région), le nombre d’années d’expérience et les missions qui lui seront confiées, le salaire de l’Office manager en France pourra varier. 

En moyenne, un Office manager junior pourra prétendre à un salaire compris entre 30 K€ et 38 K€ bruts annuels tandis qu’un profil plus expérimenté (10 et +) verra facilement sa rémunération comprise entre 45 K€ et 48 K€ bruts annuels, en fonction du secteur dans lequel il intervient. Le métier étant relativement récent, il est difficile de connaître la rémunération d’un Office manager senior (15 ans d’expérience et plus). A noter, un Office manager bilingue pourra prétendre à des niveaux de rémunération plus élevés. 

0 à 2 ans

2 à 5 ans

5 à 10 ans

Office manager

30 – 33 K€ 

33 – 38 K€ 

39 – 45 K€

*Les rémunérations indiquées sont des rémunérations brutes annuelles.       

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